GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Ein wichtiges Thema, nicht erst zum 01.01.2017!

Haben Sie schon einmal etwas von den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, kurz GDPdU, gehört?

Seit 2002 führt die Finanzverwaltung Betriebsprüfungen gemäß diesen Richtlinien durch. Sie verlangt die Aufbereitung und Archivierung von Daten in digital auswertbarer Form innerhalb des gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums.

Was zunächst nur für Finanz- und Lohnbuchhaltungsdaten zutraf, gilt seit Herbst 2009 auch für vor- oder nachgelagerte Systeme wie Materialwirtschafts- und Kassensysteme.

Gastronomen, die mit dem Begriff wenig anfangen können, sollten sich schleunigst damit vertraut machen. Denn seitdem Betriebsprüfer dank der Prüfsoftware IDEA unmittelbar über die firmeneigene IT Einsicht in die Buchführung eines Betriebs nehmen können und die gewonnen Daten gleich vor Ort auf ihre Plausibilität hin analysieren, nimmt die Zahl der Prüfungen zu.

Speziell an die Aufzeichnungspflichten stellt die Behörde hohe Anforderungen. Betriebe, die auf die digitalen Prüfungen nicht eingestellt sind, riskieren nicht nur Sanktionen seitens der Finanzverwaltung. Sie müssen auch mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand für die nachträgliche Datenaufbereitung rechnen.

Höhere Anforderungen an Gastronomie

Die jahrelange, lückenlose Dokumentation will das Finanzministerium vor allem in Branchen gesichert sehen, wo Kunden vornehmlich in Bar zahlen. Die Begründung: Bargeldverkehr lässt sich leicht manipulieren. Betriebe der Gastronomie und des Beherbergungsgewerbe prüfen die Beamten daher besonders intensiv. Speziell die elektronische Kassenführung unterliegt strengen Kriterien.

So wurden etwa die Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung verschärft und Ausnahmeregeln gestrichen. Beispiel: Die Kassendaten müssen für den Betriebsprüfer gemäß der GDPdU über die Prüfsoftware IDEA auslesbar sein und dürfen nicht verdichtet gespeichert werden.

• Einzel-Bons dürfen nicht gelöscht werden, auch wenn ein Tagesendsummen-Bon erzeugt wird
• Das Aufbewahren von Bons auf Papier ist ebenfalls nicht erlaubt
• Unterlagen wie Bedienungsanleitungen oder Protokolle von Datenent- und versorgungen sind vorzulegen

Dazu wird empfohlen, die konkreten Zeiträume und Einsatzorte einer Kasse zu protokollieren. Es gelten noch Sonderregelungen für bestimmte Kassentypen bis zum 31. Dezember 2016, doch die Uhr läuft.